Overzicht

Opdrachtgever: grote internationale food-producent (anoniem)
Sector: industrie, food en FMCG
Opgave: portfoliomanagement opzetten voor een afdeling verantwoordelijk voor product- en procesontwikkeling
Aanpak P2: beeldvorming, portfoliovisualisatie, procesontwerp en begeleiding besluitvorming
Resultaat: overzicht hersteld, governancestructuur ingericht, directie stuurt proactief op prioriteiten

De afdeling bestaat voor een groot deel uit projectwerk. Er zijn projectmanagers, er is een lijst en er zijn stage-gates. Maar de optelsom, hoeveel projecten er tegelijkertijd lopen, wie daarvoor nodig is en wat het allemaal moet opleveren, is er nooit gemaakt. Meer dan vijftig projecten blijken tegelijkertijd actief: een handvol grote investeringen, een groep middelgrote trajecten en tientallen kleinere initiatieven.

Wij helpen met senior projectmanager Sander Bel om dat overzicht te creëren en de besluitvorming opnieuw in te richten.

De uitdaging: iedereen bezig, niemand in control

Dezelfde mensen worden voor meerdere projecten tegelijk ingezet, naast hun dagelijkse werkzaamheden. Specialisten weten van dag tot dag niet wanneer ze ergens nodig zijn en hun werkweken zijn structureel onvoorspelbaar. Soms staat er 's ochtends een leverancier voor de deur om een lijn te upgraden, terwijl er net een test op diezelfde lijn is ingepland voor een interne klant die al weken op resultaten wacht.

De directie kan niet sturen, want zij heeft geen zicht op wat er speelt. Voor een paar kritische projecten is dat beeld er wel, maar alles wat daaromheen gebeurt is onzichtbaar. Prioriteiten worden bepaald door wie het hardst schreeuwt, of pas vastgesteld op het moment dat er al een conflict is.

Portfoliochaos ontstaat zelden door slechte mensen of slechte intenties. Het sluipt erin, project voor project, jaar na jaar.

- Sander Bel, senior projectmanager bij P2

Onze aanpak: eerst het beeld, dan de structuur

We beginnen niet met een nieuw systeem of een methodiek, maar met beeldvorming. Hoe werkt het hier? Waar staan ze al? Wat hebben ze echt nodig? De eerste weken staan volledig in het teken van begrijpen, in gesprek met projectmanagers, teamleiders en directie.

Vervolgens wordt het portfolio zichtbaar gemaakt: alle projecten, hun onderlinge afhankelijkheden, hun beslag op capaciteit en hun bijdrage aan de strategie. Niet in een uitgebreid softwaresysteem, maar pragmatisch, in bestaande tooling die elders in de organisatie al in ontwikkeling is. Binnen twee maanden is de basis operationeel.

Samen met het managementteam wordt een governancestructuur ingericht. Projectmanagers krijgen een vaste maandelijkse rapportagestructuur. Nieuwe initiatieven worden voortaan getoetst aan strategische prioriteiten voordat ze op de lijst komen. Het reguliere managementoverleg wordt gebruikt om sturing te geven aan het projectportfolio, met ruimte voor projectmanagers om hun voortgang te presenteren. Zo wordt eigenaarschap niet alleen administratief geregeld, maar ook bestuurlijk verankerd. En dat met oog voor de medewerkers die het werk dagelijks doen.

De omslag begint niet met betere tooling of een nieuw proces, maar met het zichtbaar maken van wat er al is.

- Sander Bel, senior projectmanager

Het resultaat: van reageren naar sturen

De directie stuurt weer proactief in plaats van brandjes te blussen. Projectmanagers weten wat er van hen wordt verwacht, ook in relatie tot het bredere portfolio. Pieken in de werkbelasting worden eerder zichtbaar, zodat de organisatie kan bijsturen voordat het tot clashes komt.

Wat opvalt, is dat de oplossing niet zit in meer overleg of zwaardere systemen. Door het portfolio in beeld te brengen, ontstaat ruimte voor het gesprek dat er werkelijk toe doet: waar gaat de aandacht naartoe en waar niet?

Waarom dit werkt

Portfoliochaos ontstaat zelden door slechte mensen of slechte intenties. Het sluipt erin, project voor project, jaar na jaar. Pas als een organisatie zichzelf kan zien, kan zij bewuste keuzes maken over waar de energie naartoe gaat. Dat is de basis voor proactieve sturing en het verschil tussen reageren en regisseren.