Hoe help je een complex project op afstand in Corona-tijd?
Realisatie
realisatie
Food
food

Hoe help je een complex project op afstand in Corona-tijd?

Voor een internationale producent van babyvoeding is het garanderen van voedselkwaliteit en -veiligheid en compliance met wereldwijde wetgeving van essentieel belang. Daarom is het bedrijf enkele jaren geleden een strategisch partnership aangegaan voor het wereldwijd uitvoeren van externe laboratoriumtesten op de producten. Het organiseren van de overzetting van lab analyses naar een ander laboratorium bleek een omvangrijk en complex traject dat structuur en overzicht kon gebruiken. 

Het projectteam verzette zelf al veel werk: welke analysemethoden worden gebruikt in de laboratoria voor welke voedingsproducten? Zijn de resultaten identiek? Welke operationele processen moeten worden opgezet met de nieuwe leverancier?  Wat is een logische planning voor het stap-voor-stap overzetten van de analyses naar het nieuwe laboratorium, en hoe nemen we de fabrieken en de overige afdelingen hierin mee?

Een eind onderweg

Toen P2 in beeld kwam, was het project al in volle gang. Door de groeiende inhoudelijke complexiteit, de vele afhankelijkheden, breder wordend stakeholderveld en hoge tijdsdruk waren de bestaande projectstructuren echter niet meer effectief. Tegelijkertijd was fysiek overleg door de coronamaatregelen onmogelijk geworden, wat een extra uitdaging met zich meebracht. Samen met de opdrachtgever en projectmanager hielden Bart Bankers en Mariska Vos van P2 het projectplan en de projectstructuur stevig tegen het licht. Zij zagen verbeterpunten om de transitie scherper te stroomlijnen en te loodsen door het complexe speelveld van alle interne en externe stakeholders die erbij betrokken waren.

Het juiste mandaat

Het doel was om een solide basis te leggen voor een optimale samenwerking tussen de ruim 40 internationaal betrokken professionals en verantwoordelijken, zodat het team het project zelf weer kon overnemen.
Als eerste hielpen Bart en Mariska de interne projectleider en zijn team met het inrichten van een nieuwe projectstructuur: een krachtig kernteam voor de coördinatie, een viertal goed gedefinieerde workstreams en een stuurgroep met het juiste mandaat voor het nemen van besluiten.
Ten tweede maakten ze een vernieuwende mix van online tools, om de samenwerking ook tijdens de coronamaatregelen effectief te laten zijn: bestaande tools zoals WebEx voor online overleg en SharePoint om bestanden te delen werden gecombineerd met extra tools zoals Miro als digitaal whiteboard voor workshops, en met Smartsheet voor een strakke planning en duidelijke dashboards als houvast voor het overzicht.
Tot slot hielpen ze bij het opstellen van een communicatieplan met middelen als nieuwsbrieven en dashboards om de rest van de organisatie -ook digitaal- mee te nemen in de transitie en de gevolgen ervan. 
In krap drie maanden draaide een stevige nieuwe projectstructuur, maakten de workstreams meters, en vond heldere besluitvorming plaats binnen de stuurgroep. 

Gevoel, creativiteit, en samenwerking

P2 zorgde in de samenwerking vooral voor duidelijkheid en structuur met gevoel voor de omstandigheden. Met kennis, creativiteit en intensieve samenwerking tussen het projectteam, de laboratoriumpartners en P2 lukte het om in een korte periode met veel betrokkenen en beperkende coronamaatregelen het project strak in de rails te zetten, zodat het team het weer zelf kon overnemen. Mooi teamwork van alle partijen, het project weer op schema, en een tevreden opdrachtgever. Hoe mooi is dat.