P2 begeleidt en faciliteert sinds 2020 het ontwikkeltraject om tot een beter én Omgevingswet-proof werkproces van initiatief tot vergunning te komen. Zo moet het werkproces makkelijker worden voor de initiatiefnemer die (bijvoorbeeld) een woning wil bouwen. De betrokken overheden moeten alle belangen – zoals milieu, water, veiligheid, etc. – af kunnen wegen. En er zijn nieuwe instrumenten toegevoegd, zoals de Intaketafel en de Omgevingstafel. Het werkproces moet daar op aangepast worden.

Na een eerste analyse, heeft Ester de Bever samen met de betrokken kwaliteitsmedewerkers van Venray het ontwikkeltraject vormgegeven en voorbereidt. Er is gestart met een informatiebijeenkomst voor alle betrokken collega’s, als aftrap van het traject. Daarna volgden er werksessies in kleinere groepen, die zich elk op één hoofdonderdeel (schakel) van het nieuwe werkproces hebben gericht. Voor elke schakel zijn meerdere sessies gehouden om de ideeën en output in verbinding te brengen met de output van de andere groepen. Ester faciliteert de werksessie samen met de kwaliteitsmedewerkers van Venray. Daarnaast coacht en begeleidt Ester de kwaliteitsmedewerkers om zich op het vlak van faciliteren en groepsgericht leidinggeven, zelf verder te ontwikkelen.

Haalbaarheid en draagvlak

Mede vanwege de coronacrisis en het uitstel van de inwerkingtreding van de Omgevingswet, zit Ester nog volop in de uitvoering van dit traject om – samen met de medewerkers – te komen tot een nieuw proces van initiatief tot vergunningverlening. Wat vooral belangrijk is: de medewerkers en het management verbinden aan een haalbaar nieuw werkproces is om zo voor draagvlak bij de betrokkenen te zorgen. Ester heeft het ontwikkeltraject daarom zo opgezet, dat er voortdurend aan haalbaarheid en draagvlak wordt gewerkt. Zo zijn er verschillende werkgroepjes van betrokken medewerkers gevormd, die de stappen in het bestaande werkproces bekijken, verbeteren en aanpassen aan de nieuwe wetgeving. Hierdoor ontstaat een groeiproces van toetsen, verrijken en aanscherpen. Daarnaast leren medewerkers elkaars rol in het proces beter begrijpen, en komen zij met elkaar tot een gedeeld beeld van het nieuwe werkproces.

De medewerkers van Venray weten inhoudelijk echt wel waar het over gaat. Door de onafhankelijke bril van Ester kun je die verschillende vakinhoudelijke meningen en beelden makkelijker onderscheiden en aanstippen. Ester brengt juist geen inhoudelijke mening, maar zorgt dat de mensen het samen eens worden over de beste oplossing. Zo kom je letterlijk stap voor stap bij een werkproces waar je allemaal ‘JA’ tegen kunt zeggen.  

Op dit moment werken de medewerkers van gemeente Venray toe naar een gedegen concept van het nieuwe werkproces. Dit concept wordt vervolgens besproken met initiatiefnemers en in de praktijk getoetst aan actuele cases. Zo gaan we zeker stellen dat het gedachtegoed ook in de praktijk werkt.