Waarom een strak projectplan soms de slechtste start is
Waarom een strak projectplan soms de slechtste start is
Waarom een strak projectplan soms de slechtste start is
Herkenbaar? De druk is hoog, iedereen wil aan de slag, dus er komt een projectplan met budget en planning. Maar halverwege blijkt dat niemand hetzelfde beeld had van het resultaat. Stakeholders haken af, de planning schuift, de kosten worden overschreden en het draagvlak brokkelt af.
Voor dit soort opgaven schreven procesregisseurs Hans-Peter Westerbeek en Leon van Hoof van P2 een praktisch handboek: De Procesregisseur. Procesregie is het gestructureerd aanpakken van een abstracte opdracht vol onzekerheden, door te sturen op draagvlak en haalbaarheid. Het boek en de uitleg zijn splinternieuw, maar het gedachtengoed van procesregie bestaat ruim twintig jaar en heeft zich inmiddels volop bewezen.
Nieuw in het handboek is onder meer het P-kompas. Daarmee bepaal je vooraf of een opgave vraagt om een project, een programma of een proces. Is het beoogde resultaat helder? Kies dan voor een projectaanpak. Zit de opgave nog vol onduidelijkheden en spelen veel belangen? Dan start je procesmatig.
Neem een gemeente die de leefbaarheid in een wijk wil verbeteren. Een projectplan is dan kansloos, want leefbaarheid betekent voor inwoners iets anders dan voor de woningcorporatie of de politie. Pas als je weet wat alle belanghebbenden eronder verstaan, kun je gerichte plannen maken die kans van slagen hebben.
Een goed ontworpen proces is allesbehalve vaag. Je werkt per processtap aan draagvlak en haalbaarheid en sluit elke stap bewust af met een consolidatie: een tussenbalans waarin je met alle stakeholders vastlegt waar je het over eens bent, en waarover niet. Zo is voor iedereen helder waar het proces staat.
Het boek biedt ook een drietal verdiepende aanpakken: Verbindend Onderhandelen (gebaseerd op de Mutual Gains Approach van Harvard), Regie op samenwerkings-verbanden, en de Multi Stakeholder Aanpak.
De auteurs noemen het de kunst van het schakelen: weten wanneer je procesmatig stuurt en wanneer projectmatig of programmatisch. En ook wanneer je gebruik maakt van de verdiepende aanpakken. Precies wat onze projectmanagers, programmamanagers en procesregisseurs dagelijks doen bij opgaven in onder meer het landelijk gebied, de energietransitie en de industrie.
Werk jij aan een opgave waar de begrenzing nog onduidelijk is en waarin veel belangen spelen? Dan hoort dit boek in je koffer. Of je nu projectleider, programmamanager, opdrachtgever of beleidsmaker bent. Pak de regie, het ligt nu voor het oprapen.
De Procesregisseur is onder meer verkrijgbaar via Bol.
