‘Onderhandelen met ngo’s vraagt om rolhelderheid en een transparant proces'

‘Onderhandelen met ngo’s vraagt om rolhelderheid en een transparant proces'

Boeren, bouwers, leraren: er wordt de laatste tijd veel gedemonstreerd in Nederland. Waar conflicten spelen en tegengestelde belangen de boventoon voeren, lijkt een voor alle stakeholders succesvolle uitkomst van een onderhandeling vaak ver te zoeken. Als ngo’s aan de onderhandelingstafel zitten, spelen ook andere factoren. Een activistisch profiel, een kritische achterban. Hoe houd je daar rekening mee en kom je tot een oplossing die voor alle partijen aan de onderhandelingstafel goed is. ‘Water bij de wijn is hierbij juist niet de insteek,’ aldus P2’ers Marja van Schie en Femke Vergeest. In deze nieuwsbrief delen zij een aantal lessen uit de praktijk en van hun recente studiereis naar Boston en Harvard University over onderhandelen met ngo’s.

Met ngo’s aan tafel

In Nederland moeten we op veel terreinen samenwerken. Een voorbeeld van een maatschappelijk vraagstuk is de stikstofproblematiek. Niemand is dé eigenaar en veel verschillende partijen hebben er iets over te zeggen of ermee te maken. De politiek, natuurorganisaties, de bouw, de boeren, de luchtvaart om maar een paar stakeholders te noemen. Deze partijen hebben allemaal een eigen agenda en een eigen achterban. Daarnaast vertegenwoordigt een breed scala aan organisaties, ook wel ngo’s (non gouvernementele organisaties) of nfp’s (non-profit organisaties) een achterban die een politiek of maatschappelijk doel nastreven. Zoals bijvoorbeeld milieuorganisaties of mensenrechtenorganisaties. Om hun doel te bereiken, hanteren ze verschillende strategieën, waaronder actie en de publiciteit zoeken met hun boodschap. ‘Deelnemen aan een onderhandeling, meepraten, belangen inbrengen en bijdragen aan oplossingen kan voor hen voelen als een spagaat omdat dit haaks staat op hun oorspronkelijke strategie en verwachtingen van hun achterban.'

Mutual Gains Approach

Recent gingen Femke en Marja naar de Verenigde Staten om meer te leren over de Mutual Gains Approach (MGA), een aanpak ontwikkeld door Harvard University en het Massachusetts Institute of Technology. De vraag die zij meenamen naar Lawrence Susskind, de grondlegger van MGA: wat kunnen wij als procesbegeleiders doen om deze ngo’s in de goede rol te krijgen in een onderhandeling? Femke: ‘Want ze roeren zich wel en hebben ook vaak veel kennis, unieke perspectieven en goede ideeën, je wilt ze erbij hebben.

Tegelijkertijd kan het ook gebeuren dat ze op het laatst uit de onderhandeling stappen als ze het gevoel hebben dat hun achterban zich niet achter de onderhandelaar of uitkomsten schaart. Dat brengt een enorme onzekerheid en soms zelf een onveilig gevoel mee aan tafel. Bedrijven en overheidsorganisaties vinden het daarom vaak spannend om met hen aan tafel te gaan,’ constateren Marja en Femke. Maar vanwege de achterban die ze vertegenwoordigen, zijn ze wel een relevante partij om tot een succesvolle uitkomst te komen.

MGA2

Hieronder delen Femke en Marja een aantal lessen uit de praktijk en van hun recente studiereis over onderhandelen met ngo’s.

Positief framen

Eén van de dingen die Femke en Marja leerden in de Verenigde Staten was de impact van negatieve benamingen en de benadering van onderhandelen met ngo’s. Marja: ‘Frappant is bijvoorbeeld dat we eigenlijk geen goede naam hebben voor dit type organisaties. Ngo of nfp zegt vooral wat ze niet zijn.’ Géén overheid en geen bedrijf, maar wel een groep die een stem uit de samenleving wil laten doorklinken. ‘Door deze studiereis zijn we ons nog meer bewust geworden van het belang van taal, en dat een positieve connotatie bijdraagt aan een positieve mindset en daarmee een positief resultaat,’ aldus Femke.

Veilige ruimte

Femke: ‘Om vertrouwen aan tafel te bereiken, spreek je bij aanvang van de gesprekken af dat de onderhandelingsruimte een veilige ruimte is, niet een plek waar je je identiteit moet verloochenen. Het moet een plek zijn waar je vrij informatie met elkaar deelt, geen belangrijke informatie achterhoudt of tussentijds naar buiten laat lekken. Voorafgaand aan de onderhandeling kan het helpen de rol van een ngo aan tafel expliciet te maken, voor henzelf én de andere partijen aan tafel: géén activistische acties tijdens het proces. Ook kunnen partijen elkaar onderling helpen om de gekozen oplossing aan de onderhandelingstafel over te brengen aan hun achterban.’

We nodigen in Nederland soms iets te enthousiast partijen uit om mee te praten

Duidelijke opdracht

Marja: ‘We nodigen in Nederland soms iets te enthousiast partijen uit om mee te praten. Beter is het om te zeggen: je mag aan tafel, maar dat vergt wel iets van je. Dat zorgt voor een andere instelling onder de deelnemers.’ Femke: ‘Wees heel duidelijk in het eerste 1-op-1 gesprek over de context, over het proces, hoe ze aan tafel komen en wat van ze verwacht wordt. Test dit in de eerste bijeenkomst en geef ze feedback op hun rol na de eerste bijeenkomst. Niet op een belerende manier maar over wat je objectief gezien hebt en wat het effect daarvan is.’

Afspraken nakomen

Als de partijen aan tafel komen, worden eerst samen afspraken gemaakt om de manier van werken met elkaar goed af te stemmen. Juist vóórdat het over de inhoud gaat. We spreken af hoe partijen hun achterbannen tussentijds informeren. Dat is altijd balanceren tussen vertrouwelijkheid die het proces nodig heeft om tot goede oplossingen te komen en transparantie over wat er inhoudelijk besproken wordt om tot goede oplossingen te komen.

Marja: 'Ook is het belangrijk dat je bij de start van het proces goed afspreekt wat de partijen aan tafel doen en wat ze eventueel buiten de tafel doen. Onaangename verrassingen kunnen veel ‘processchade’ veroorzaken, waardoor je vaak het vertrouwen weer opnieuw moet opbouwen. Wanneer partijen elkaars identiteit goed kennen, kan er vaak meer dan je denkt.'

Stel heldere criteria op

Marja: ‘Stel als procesbegeleider aan de partijen aan tafel de vraag aan welke criteria een succesvolle uitkomst moet voldoen. Dit kun je niet vroeg genoeg in het proces ter sprake brengen omdat dit duidelijk maakt wat belangrijk is voor de verschillende stakeholders. Juist ook voor ngo’s is het van belang die criteria vroeg ter sprake te brengen, zodat zij aan hun achterban kunnen toelichten waarom en hoe zij deelnemen aan de onderhandeling.’

Meerwaarde voor alle partijen

Onderhandelen heeft vaak een negatieve lading. Er zit iets in van ‘handje klap’, of ‘water bij de wijn doen’. Dat is niet de insteek van de Mutual Gains Approach: ‘We zoeken niet naar een grijs compromis waar niemand zin in heeft,’ aldus Marja. ‘We zoeken naar een oplossing die meerwaarde heeft voor iedereen. Daarbij staan niet de standpunten maar de belangen centraal.’

Femke: ‘De Mutual Gains Apprach aanpak komt de samenwerking met ngo’s zeker ten goede. Daarbij wordt hun rol in de onderhandelingen vanaf het begin van het proces transparant gemaakt. Zowel voor zichzelf, de andere partijen aan tafel en ook voor hun achterban. En met de opgedane inzichten kunnen we hen nog beter helpen in het vinden van gedragen oplossingen.’

Meer weten over Verbindend Onderhandelen, de door P2 ontwikkelde doorvertaling van de Mutual Gains Approach?  Drink dan eens een kop koffie met Femke of Marja.

Terug naar de nieuwsbrief