Een autoluwe binnenstad realiseren of een fietsbrug bouwen, beide noemen we vaak een project, maar ze vragen een wezenlijk andere aanpak. En juist een goede keuze voor een aanpak is de sleutel voor succes.

Wat is een aanpak eigenlijk?

Een aanpak bestaat uit vier elementen: een denkwijze (de overwegingen die je consequent hanteert), een werkwijze (de handelingen die daarbij passen), instrumenten (om die werkwijze goed toe te passen) en interventies (ingrepen die in de praktijk hebben bewezen dat ze leiden tot succesvolle beïnvloeding van mensen en werkzaamheden).

Niet elke opgave vraagt om dezelfde combinatie van deze vier. Een gemeente die vergunningen moet verlenen werkt routinematig: een vast stappenschema, een betrouwbare doorlooptijd. Een team dat moet improviseren bij een onbekend probleem, zoals bij maatregelen tijdens een crisis, heeft geen vaste werkwijze om op terug te vallen. Tussen routines en improvisatie ligt een derde categorie: opgaven die wel uniek en tijdelijk zijn, maar ook om een specifiek plan vragen. Dat noemen we planmatig werken.

Drie vormen van planmatig werken

Planmatig werken kent drie smaken en ze beginnen allemaal met een p: projecten, processen en programma’s.

Bij een project is de resultaatverplichting dominant. Er is een tastbaar, aanwijsbaar resultaat afgesproken, zoals een brug, een nieuw product of een nieuwe website, en de projectleider stuurt op de daadwerkelijke realisatie ervan.

Bij een proces ligt dat anders. Het resultaat van een procesopgave is ongewis; je kunt dat alleen in globale termen benoemen. De procesaanpak is er juist op gericht om stap voor stap een gewenst resultaat of doel te kunnen formuleren.

En een programma is weer verschillend van een project of proces. Een programma wil doelen bereiken door verschillende activiteiten, of dat nu projecten, processen of regulier lijnwerk zijn, met elkaar in samenhang te brengen en uit te voeren.

Het P-kompas: welke aanpak past bij jouw opgave?

Hoe bepaal je nu welke van de drie P’s het beste past? Hiervoor is een eenvoudig analyse-instrument ontwikkeld: het P-kompas. Bij elke nieuwe, unieke opgave die om een specifiek plan vraagt, stel je vier vragen:

• Is de inhoud bekend? Is het duidelijk genoeg waar de opgave over gaat?
• Hoe voorspelbaar zijn de betrokken partijen? Weet je welke partijen nodig zijn voor de opgave en of ze willen meewerken?
• Is de besluitvorming geregeld? Weet je wie er besluiten moet en kan nemen?
• Is het de bedoeling een specifiek resultaat op te leveren, zoals een nieuwe parkeergarage? Of is de opgave gericht op een hoger gelegen doel, zoals een autoluwe binnenstad?

Is de inhoud onbekend, zijn de stakeholders en hun bijdragen nog onvoorspelbaar en is de besluitvorming nog ongericht? Dan is een procesmatige aanpak de juiste keuze. Is alles juist voldoende bekend, voorspelbaar en gericht? Dan is een projectmatige of programmatische aanpak de beste keuze. Streef je naar het opleveren van een resultaat, kies dan een projectmatige aanpak, streef je naar een hoger gelegen doel (een effect), ga dan programmatisch aan de slag.

Waarom is dit belangrijk?

Een verkeerde aanpak kiezen is een kostbare misser: veel onnodig werk wordt gedaan en het draagvlak voor de opgave wordt niet vergroot, maar vermindert door de moeizame aanpak. Zoals het boek De Procesregisseur het treffend omschrijft: een timmerman die een spijker in de muur wil slaan met een zaag uit zijn gereedschapskist, kan misschien slagen, maar met onnodig veel extra moeite. Wie een proces probeert te managen als een project, loopt vroeg of laat vast op haalbaarheid en draagvlak.