Succesvol samenwerken in een multi-party-initiatief

Succesvol samenwerken in een multi-party-initiatief

P2’er Jaap Walter laat in zijn promotieonderzoek zien door welke interventies een initiatief levensvatbaar kan worden

Jaap Walter P2 PIMG7589Jaap Walter is een van de nestors van P2. Hij heeft in zijn werkzame leven vele projecten geleid in de industrie, de gezondheidszorg en bij gemeenten. Ook heeft hij een aantal boeken geschreven over procesmanagement. Op zijn 65e is hij aan het promoveren op dit onderwerp en meer specifiek, welke interventies kunnen toegepast worden om een multi-party-initiatief (MPI) levensvatbaar te maken. Voor deze nieuwsbrief vroegen we hem om alvast enkele ideeën met ons te delen.

Waarom ben je op dit onderwerp gaan promoveren?

‘In Nederland ontstaan bijna alle vernieuwingen door samenwerking van meerdere partijen. Daarnaast zijn er maatschappelijke vraagstukken waar niet een enkele partij de oplossing voor kan bedenken, zoals nu met het stikstofdossier. Er is dus noodzaak om samen te werken, maar in de praktijk blijkt het lastig om initiatieven met meerdere partijen succesvol van de grond te krijgen. Ik wilde onderzoeken hoe dat komt en wat er moet gebeuren om het wel voor elkaar te krijgen.'

Wat is er dan zo lastig aan?

‘Partijen moeten aan de start van de samenwerking leren met een bepaalde mate van onzekerheid om te gaan. Je komt bij elkaar en dan ga je aan de slag. Maar daartussen zit een fase die de meesten heel lastig vinden. Die fase heet de Inception phase, letterlijk vertaald: de fase na de conceptie waarin samenwerkende partijen een concept nog vorm moeten geven. Om de vergelijking te maken met een baby: de conceptie is geweest maar we weten nog niet of het een slimme baby wordt, of hij of zij goed kan sporten en welke kleur haar het heeft. Er bestond geen duidelijke wetenschappelijke theorie hoe je van deze cruciale fase, die ook wel de fuzzy front-end-fase wordt genoemd, tot een levensvatbaar initiatief komt. Die heb ik nu ontwikkeld.’

Ik heb geconstateerd dat je bij dit soort initiatieven vier grote problemen kan tegenkomen waardoor ze niet van de grond komen

Wat gaat er in die beginfase mis?

‘Meer dan 50 procent van dit soort initiatieven sterft een vroege dood. Ik heb geconstateerd dat je bij dit soort initiatieven vier grote problemen kan tegenkomen waardoor ze niet van de grond komen.

De eerste: de partners hebben allemaal hun eigen standaarden, bijvoorbeeld: de ene partij is goed in machines, de andere in mensen, de ene denkt in kilo’s, de andere in meters. Men spreekt elkaars taal niet en denkt in andere grootheden. Niet handig.

Het tweede probleem: partners gieten de samenwerking te snel in een juridisch vat. Als nog niet duidelijk is wat het initiatief behelst, kan zo’n juridische constructie belemmerend werken. Misschien wil je wel met heel andere partijen aan tafel en dan kan dat niet meer.

Reden drie: partijen zetten het initiatief inhoudelijk te snel vast. Een initiatief start met een idee, bijvoorbeeld dakpannen in de vorm van zonnepanelen. Dat idee moet nog groeien. Als je het vastzet in planningen en budgetrichtlijnen, kan het niet verder rijpen.

En reden vier is dat er geen instrumentarium bestaat, waardoor je tijdens dit soort trajecten te veel moet improviseren. Dan bouw je eigenlijk faalfactoren in.’

Wat moeten partijen die dit soort initiatieven starten dan wel doen?

‘Een paar dingen: partijen moeten met de goede boodschap bij elkaar gehaald worden. “Wij kunnen met elkaar iets en dat gaan we benutten.” Een procesmanager moet hiertoe uitnodigen. Daarnaast laat je partijen met elkaar kennismaken zodat ze zien wat elkaars specialisme is en ze doordrongen raken van het feit dat ze niet zonder elkaar kunnen. Dat noem je identificeren.

Ook belangrijk: de praktische uitwisseling. Zijn partijen in staat om mensen vrij te maken voor het initiatief, hoe regelen we de samenwerking, waar wordt het initiatief geborgd. Aandachtspunt nummer vier: inhoudelijke reflectie op het traject. Hebben we een gemeenschappelijk beeld van onze doelgroepen? Hoe gaan we het product of dienst naar de markt brengen? Welke technieken hebben we nodig?

En punt vijf: hoe ga je samenwerken? Welke organisatievorm kies je, hoe verloopt de communicatie met het moederbedrijf en hoe besturen we het initiatief.’ 

Overzicht kritische factoren def5

      

Dus als je deze vijf punten afvinkt, wordt het initiatief levensvatbaar?

‘Het zijn de vijf sets van activiteiten om levensvatbaarheid te creëren, maar, en dat is heel belangrijk: het is niet een lijstje dat je volgordelijk afwerkt. De procesmanager die zorgt dat deze activiteiten ook daadwerkelijk gebeuren, en de partijen in het initiatief moeten in elke stap de volgende sets van activiteiten kiezen. Een initiatief kent namelijk voortschrijdend inzicht dat van veel factoren afhankelijk is. Er zijn, zoals ik onderzocht heb, duidelijke variabelen van belang om een initiatief levensvatbaar te maken. Dat toepassen vergt inhoudelijke kennis over deze variabelen maar ook geduld, creativiteit en lef. En dat is nou precies de kunst van het managen van een proces. Met de inzichten uit mijn onderzoek kan dat bij multi-party initiatieven beter.’

Terug naar de nieuwsbrief