Hoe Hilversum een Smart City wordt

Hoe Hilversum een Smart City wordt

Het verhaal achter een bijzonder aanbestedingstraject

De gemeente Hilversum begon in 2016 de mogelijkheden van Smart City voor de stad te verkennen. Via een innovatieve aanbesteding is men in de zomer van 2019 gekomen tot een langjarige samenwerkingsrelatie met zeven marktpartijen. Gaston Crolla, programma-manager Smart City bij deze gemeente, deelt hier zijn ervaringen om te komen tot een slimme stad. Hij is trots op dit bijzondere traject, waarbij de nadruk ligt op samen doen en leren van elkaar: "Van beide kanten vraagt dit om lef en vertrouwen. En om scherp procesmanagement. Ik kan deze manier van samenwerken met marktpartijen zeker aanbevelen. Want alleen samen realiseren we echt mooie oplossingen voor onze stad." 

OVer Smart City vet gedrukt

Een langjarige expeditie 

"De vraag om iets doen met data en technologie in de stad leefde binnen de gemeente vanaf 2016, en op verschillende niveaus," vertelt Gaston Crolla. "Op strategisch niveau was de vraag: hoe gaan we ons ontwikkelen in deze digitaliserende wereld? Op beleidsniveau dachten we na over data- en technologietoepassingen in mobiliteit of ICT. In eerste instantie vlogen we het Smart City-vraagstuk aan vanuit het domein openbare ruimte. Een concreet voorbeeld: we wilden de openbare verlichting verduurzamen met LED-verlichting. Konden we die investering niet koppelen aan de introductie van sensoren om de verlichting nog energiezuiniger te laten zijn?

Met deze en andere vragen zijn we gaan praten met partijen die hiermee bezig waren, zowel markt- als publieke partijen. Hoe meer gesprekken we voerden, hoe meer we erachter kwamen dat een Smart City draait om data, die op verschillende manieren verzameld en toegepast worden. Maar eigenlijk kon geen van de partijen schetsen hoe zo’n Smart City er dan precies uit zou zien of hoe je dat vorm moet geven. Ieder was met zijn eigen deelgebied bezig. Hierdoor constateerden we: dit is niet zomaar een project, het is een langjarige beweging die je start. Laten we die zoektocht gezamenlijk aangaan en met andere, stuk voor stuk deskundige partijen, vormgeven."

Bijzondere aanbesteding

Dit besef was de start en het uitgangspunt van het aanbestedingstraject. Hierbij stond centraal dat Smart City een toepassing is waardoor bewoners van Hilversum aangenamer, veiliger, gezonder en duurzamer kunnen leven. Smart City is het middel om deze ambitie te verwezenlijken, geen doel op zich. Crolla: "Ons denken over Smart City is door de verkenningsfase gekanteld. We zijn de markt opgegaan met de vraag: we willen met een consortium samenwerken dat zowel de diensten, een dataplatform als de infrastructuur aan kan bieden. Een gezamenlijke propositie dus, wat voor de marktpartijen die zich slim organiseren ook weer een interessante kans biedt om zich hierin te bekwamen en de ontwikkelde diensten ook in andere gemeentes aan te bieden."

Omdat deze uitvraag best complex is, is het stellen van heldere doelen en eisen randvoorwaardelijk voor succes. Crolla: "Normaal gesproken hebben we bij een aanbesteding een heel duidelijke vraag aan de markt, zoals de inkoop van vijfhonderd prullenbakken. Smart City is een beweging, geen concreet product. Hoe ga je in zo’n geval dan bijvoorbeeld om met privacy? We hebben de gemeenteraad vroegtijdig hierbij betrokken door tijdens sessies vast te leggen aan welke eisen het project moest voldoen als het gaat om data en privacy; belangrijke thema’s in de maatschappij. Zo creëerden we tegelijkertijd politiek-bestuurlijk draagvlak."

Het succesvol vormgeven aan zo’n traject kan alleen als er een vertrouwensrelatie is tussen de partijen

Samenwerken in vertrouwen

Het is van belang om de expertise van de verschillende marktpartijen te benutten. Daarom heeft de gemeente gekozen voor een aanbesteding waarin ambities en samenwerkingsaanpak centraal stonden. P2 heeft een cruciale rol gespeeld om te komen tot deze aanbestedingsaanpak. Procesmanagement (een aanpak om van een idee tot resultaat te komen) heeft hierbij een centrale rol gespeeld. Crolla: "Deze aanpak is intensief en vraagt om lef en vertrouwen van alle partijen. We zijn gestart met twaalf consortia waar we drie uit gekozen hebben. Met die drie zijn we een dialoogfase in gegaan waarbij we met elke partij twee dagen bij elkaar kwamen om visies en ambities, samenwerkingsaanpak en rolverdeling door te spreken. Randvoorwaarden voor succes en risicofactoren werden natuurlijk ook besproken. Juist dit gesprek is cruciaal, omdat je toe wilt naar een langdurige samenwerking. Het is geen traditionele opdrachtgever-opdrachtnemer-relatie.

Het winnende consortium bestaat uit de partijen Atos, Dynniq, Esri, Sorama, Sustainder, ViNotion en VodafoneZiggo. Met dit consortium hebben we ook nog flink wat slagengemaakt om een goede samenwerkingsovereenkomst te kunnen opstellen. In de zomer van 2019 was deze definitief. Wat deze aanpak uniek maakt is het uitgangspunt dat elke partij zijn eigen expertise meebrengt en het enthousiasme waarmee kennis en informatie gedeeld zijn."  

Fijnproevers

Gezamenlijke zoektocht

Herbert Steeman was verantwoordelijk voor Smart City binnen Atos, een van de partijen binnen het winnende consortium. Atos is internationaal één van de marktleiders op het gebied van Smart City als het gaat om de benodigde technologische expertise zoals de ontwikkeling van een dataplatform, data analytics, dataontsluiting en Artificial Intelligence. Steeman was sinds de start van het aanbestedingstraject betrokken bij Smart City Hilversum: "We zien steeds vaker dat er meerdere partijen samen moeten werken op dit thema. Er is niet één partij die dit kunstje alleen kan doen. Het is daarom van belang dat er met de samenwerkingspartners een cultuurklik is. Als je elkaar kent, kun je ook tot betere oplossingen komen.’ Deze werkwijze is wel arbeidsintensief, vertelt Steeman: ‘De vraag was bij de start van het aanbestedingstraject niet klip en klaar. En iedereen zoekt naar wat het hem gaat opleveren. Hoe zetten we ideeën en wensen om in concreet handelingsperspectief aan beide kanten? Dat is best lastig. Zorgvuldig procesmanagement is hierbij belangrijk. P2 heeft hierbij in de fase na de gunning een belangrijke rol vervuld."

Trots

Herbert Steeman van Atos is content met het traject. Zijn advies: "Het succesvol vormgeven aan zo’n traject kan alleen als er een vertrouwensrelatie is tussen de partijen. Steek daar energie en tijd in, dat betaalt zich echt terug. Wees open naar elkaar over wat je nodig hebt om dit succesvol te doen. En breng begrip op als het wat langer duurt vanwege politieke zaken of juist commerciële aspecten. Mede door procesmanagement en vertrouwen zijn we gekomen tot dit een samenwerkingsovereenkomst waarmee Hilversum een Smart City wordt.’ Crolla: ‘Ik ben trots op dit innovatieve traject. We geven met elkaar, wij als stad met het winnende consortium, Smart City vorm. We betrekken de stad bij deze ontwikkeling door met verschillende doelgroepen sessies te organiseren om kennis en ideeën op te halen. Dit doen we via een stadspanel en een Smart City Lab, waarin ondernemers, inwoners, en scholieren meedenken over slimme toepassingen. Smart City wordt breed gedragen. Deze manier van samenwerken is heel waardevol."

terug naar nieuwsbrief