Wie beslist hier nou eigenlijk…?
'Wie beslist hier nou eigenlijk?' De frustratie is duidelijk te horen in de felheid waarmee de vuist van de directeur op tafel dreunt. “Dat zijn wij toch, als MT?! Dit is een essentieel project, dat hebben we meerdere keren uitgesproken. Waarom zijn deze resources dan nog steeds niet beschikbaar?!” Woedend kijkt hij de kring rond.
Mijn opdracht: een project in een organisatie met grote ambities. Alleen, het lukt maar niet die ambities op tijd te realiseren – ook niet in mijn project. Mensen die op mijn project waren ingepland bleken keer op keer niet beschikbaar, of bleken op cruciale momenten niet in staat de beloofde resultaten te leveren.
Wat hier gebeurt, is volgens mij dat de echte besluiten over prioriteit worden genomen door de werkvloer en niet aan de vergadertafel. En dat komt vaker voor dan je denkt. Hoe zit dat?
In dit bedrijf stelt het MT de formele prioriteiten vast, precies zoals de directeur in zijn donderspeech aangaf. Het is een simpel lijstje: 1. projecten die af moeten (de uitverkorenen), 2. projecten die we willen als er ruimte voor is (de wachtrij), en de 3. goede projectideeën die we dit jaar nog niet op pakken (de on holds). Heel duidelijk zou je zeggen, ook voor de medewerkers.
Medewerkers zijn, naast hun normale werk, deel van 1 of meer projectteams. Maar hoeveel tijd kunnen ze daaraan besteden? En wat gebeurt er in die tijd met hun normale werk. Vaak is dat niet geregeld. Er ligt de (impliciete) verwachting dat projecten naast het routine werk gedaan worden. Assertieve medewerkers trekken aan de bel als er teveel inspanning van hen gevraagd wordt (het piep-en-knijp systeem). De afdelingsmanager kan dan aangeven welke keuze gemaakt moet worden, of vervanging regelen. Maar veel medewerkers doen dat niet (en niet alleen omdat ze niet durven, maar ook omdat veel mensen zeer betrokken en bevlogen zijn!). In plaats daarvan werken ze meer dan volle werkweken om zowel routinewerkzaamheden als projectactiviteiten klaar te krijgen. Maar ergens gaat dat wringen: de tijd is op en er blijft werk liggen.
Wat gebeurt er dan in de praktijk? Stel op het bureau van de medewerker ligt elke week voor 80 uur aan werk. Teveel voor een normale baan van 60 uur. Dus moet er gekozen worden: wat wordt wel gedaan, en wat blijft liggen. Dan beslist de medewerker welke klussen er worden uitgevoerd. Dat zijn klussen die het leukst zijn, waarvan de medewerker denkt dat die het belangrijkste zijn, of die technisch het spannendst zijn. Maar dat zijn bijna nooit die klussen die een MT bij de ‘uitverkorenen’ vindt horen.
En daarmee worden de werkelijke prioriteiten dus op de werkvloer bepaald, en niet aan de MT-tafel. Dat kan wel anders, maar daar moet je als MT wel wat voor doen:
Prioriteiten stellen en beslissen welke initiatieven voorrang hebben:
- De consequenties daarvan aanvaarden: hoeveel tijd moet er waaraan besteed worden en welke gaan niet van start;
- Met medewerkers overleggen wat echt urgent is;
- Medewerkers verleiden, uitnodigen, aanmoedigen en belonen om expliciete tijdskeuzes te maken;
- Te praten over knelpunten met hun leidinggevenden;
- Waar nodig extra resources (laten) aantrekken om de benodigde werkzaamheden uit te voeren.
Daar waar dat proces niet goed gaat, worden de uiteindelijke besluiten op de werkvloer genomen. En hoor je dus regelmatig de vraag: “Wie beslist hier nou eigenlijk?”.
