Je hebt maar één keer de tijd om de goede projecten te doen!
In mijn werk help ik veel organisaties om het projectmanagement goed in te richten en te verbeteren. Vaak maak ik dan mee dat een organisatie te veel projecten heeft. Te weinig komt zelden voor…
En dan niet een beetje, maar echt te veel voor de beschikbare inzet van medewerkers. Hun tijd kan tenslotte maar één keer besteed worden.
Waarom is ‘teveel projecten hebben’ een probleem? Om verschillende redenen. Je weet niet of de spaarzame, dure tijd besteed wordt aan de goede projecten, omdat ‘alles moet’. Dit leidt tot veel extra coördinatie en gedoe, en het overzicht ontbreekt. Urgenties (de waan van de dag) regeren en projecten kunnen “verzanden”. Kortom het is ineffectief (doen we de goede dingen?) en inefficiënt (doen we de dingen goed?).
Hoe kun je hier nu beter mee om gaan? Dat heeft een harde en een zachte kant.
De harde kant heeft te maken met structureren, wat met een mooi woord ook wel projectportfoliomanagement (PPM) heet:
- Overzicht creëren: welke projecten lopen er en welke dienen zich aan.
- Kiezen en prioriteren: geef prioriteit aan de projecten die het meest nodig zijn om de strategie te realiseren, of die simpelweg moeten (wetgeving, maatregelen etc.).
- Maak van overzicht en prioriteitstelling van projecten een managementroutine, bijvoorbeeld iedere maand als MT-agendapunt.
Dit kan ondersteund worden met een Excel-overzicht of specifieke PPM-software (tools). Maar bedenk wel: Keep It As Simple As Possible.
En de zachte kant?
Die heeft te maken met keuzes durven maken, en dat kan een pijnlijk proces zijn. Dat vraagt lef want je maakt altijd iemand ontevreden als een project on hold wordt gezegd of niet door gaat. En dat kun je zelf zijn omdat je als manager nu eenmaal niet alles kunt realiseren wat je graag zou willen. Maar bewust kiezen is een kenmerk van goed management en altijd beter dan alles proberen te doen en “kiekn wat het wordt”….
