Wat studenten van het Solar Boat Team ons leren over samenwerken

Wat studenten van het Solar Boat Team ons leren over samenwerken

(EN EEN BOOT BOUWEN)

Sinds dertien jaar komen studenten van verschillende opleidingen aan de TU Delft ieder jaar samen om een boot te bouwen op zonne-energie. Tot 2018 deden de teams met hun boot mee aan de wedstrijd op het binnenwater, maar dit jaar waagden de studenten de stap naar de koningsklasse: de Offshore Class, het wereldkampioenschap voor zonneboten op volle zee. Ze realiseerden een prestatie van wereldformaat en werden in Monaco wereldkampioen. Hoe hebben ze dit bereikt en wat kunnen wij van deze jonge talenten leren? We interviewden Tom Cratsborn, projectmanager, en Kristian Ruiter, teammanager.

Het project Solar Boat Team geeft studenten van TU Delft de mogelijkheid om te leren hoe het is om in een multidisciplinair team samen te werken aan een ambitieus doel, namelijk via zonne-energie de duurzame transitie in de maritieme sector versnellen. Gedurende één jaar ontwikkelen zij zich op meerdere vlakken en doen ze vaardigheden op waar ze de rest van hun professionele carrière profijt van hebben. Als je zo’n ambitieus doel voor ogen hebt, staat of valt alles met een sterk team.

Tom en Kristian naast elkaar wit

Samenstellen van het team

Het team is op een bijzondere wijze samengesteld, anders dan hoe bijvoorbeeld bedrijven dat doen. Ten eerste werd gekeken of het team bij elkaar paste en wat de individuele wensen waren, en pas daarna welke functies er nodig waren en welke mensen op bepaalde functies pasten. Zo kon het gebeuren dat iemand gedurende het jaar een nieuwe of andere functie kreeg. Dit heeft geleid tot een team waar the best men or women on the job steeds de juiste passende functie hadden. In een bedrijf is dit vaak niet denkbaar omdat je vastzit aan functies en bijbehorende schalen. Waardoor je altijd iemand krijgt die beschikbaar is, maar die mogelijk niet het meest geschikt is voor de functie.

Speeddates en feedbackcultuur

Om een hecht team te worden, is het belangrijk dat je elkaar goed leert kennen. Daarom werden er binnen de groep speeddates georganiseerd. Het principe is simpel: zet twee mensen tegenover elkaar en laat ze ieder een minuut over zichzelf vertellen. Kristian, als teammanager verantwoordelijk voor een gezonde balans tussen tijd, geld en (technische) kwaliteit én voor de teamdynamiek: ‘Mensen die niet naar elkaar toe trekken, gingen op deze manier toch met elkaar in gesprek. En bleken meer gemeen te hebben dan van tevoren gedacht.’ Verder werden in groepsverband de normen en waarden bepaald. Tom, als projectmanager verantwoordelijk voor de planning: ‘We lieten mensen nadenken over de vraag ‘hoe gaan we met elkaar om als team?’ We wilden als managers niet een document met regels uitdelen, het moest uit de groep zelf komen.’

Een ander belangrijk aspect van een soepele samenwerking is het kunnen geven en ontvangen van feedback. Iets wat op de werkvloer nog wel eens een ondergeschoven kindje is. Terwijl bedrijven die kritische feedback tussen medewerkers omarmen, conflicten sneller oplossen en sneller leren van hun fouten. Kristian: ‘Om een feedbackcultuur te creëren is het belangrijk dat je je veilig voelt, dat je weet dat je fouten mag maken zonder dat dit meteen wordt afgestraft. Feedback moet worden ingezet als waardevolle voeding.’

Wat ik mooi vond om te zien, was hoe de teamleden elkaar aanvoelden en opvingen.

Omgaan met tegenslag

En toen begon de immense klus: het ontwerpen en bouwen van een boot op zonne-energie die de volle zee kan trotseren. Dit ging niet zonder slag of stoot: tijdens het trainen voor de race verloor het team een vleugel van de boot. En tijdens de race zelf moesten ze er wegens oververhitting voor kiezen om de zonnecellen te verwijderen en de laatste etappe op de batterij te varen. Allemaal tegenslagen, maar ze zijn er als team juist hechter en sterker door geworden. Als je dit vergelijkt met een tegenslag in een project bij een overheid of profit-organisatie wordt er al snel een schuldige gezocht of is het vaak een wij-zij verhaal. Kristian: ‘Iedereen verwerkt tegenslagen op zijn eigen manier. De één is van nature zwaarmoedig, terwijl de ander denkt: shit happens, zullen we door? Al die emoties mogen er zijn.

Wat ik mooi vond om te zien, was hoe de teamleden elkaar aanvoelden en opvingen. Als iemand wat meer tijd nodig had, werd zijn of haar taak moeiteloos overgenomen door een teamlid. Naar het einde toe maakten we weken waarbij we om 7.00 uur ’s ochtends begonnen en doorgingen tot 00.00 uur ’s nachts. Op een gegeven moment werkten we zelfs 24-uur-shifts, anders gingen we de deadline niet halen. Maar ook toen werd er voor elkaar gezorgd: als iemand echt niet meer kon, werd die persoon naar huis gestuurd.’ Tom: ‘Dat heeft ook te maken met een langetermijnvisie: als iemand uitvalt, hebben we als team een probleem: dan behalen we ons doel niet.’

Winning in Monaco edited

Gewoon gáán  

Via zonne-energie de duurzame transitie in de maritieme sector versnellen: dat klinkt heel mooi. Maar hebben ze het ook waargemaakt? Kristian: ‘Het ging ons er vooral om dat we de grote jongens in de maritieme sector wilden laten zien wat er allemaal mogelijk is. Natuurlijk kunnen wij door hun ervaring en kunde veel van hen leren, maar ze kunnen dat net zo goed van ons. Er wordt in deze sector nogal op zeker gespeeld, met voorzichtige claims. Terwijl wij denken: laten we gewoon beginnen! En het moet gezegd: ook onder onze alumni en partners was er scepsis. “Een zeewaardige boot testen, ontwerpen en racen in één jaar? Succes ermee!” Maar we hebben alles uit de kast getrokken om het toch mogelijk te maken.’

Tom: ‘Maar als je denkt dat we onbesuisd aan dit project zijn begonnen, heb je het mis. We hebben als management allerlei cursussen gehad op het gebied van bijvoorbeeld planning en groepsvorming (de theorie van forming, storming, norming en performing). En we hebben veel gehad aan de alumni, zij vormen de drie begeleidingscommissies. De technische commissie begeleidt de engineers zodat die niet ieder jaar het wiel compleet opnieuw hoeven uit te vinden, de kasverificatiecommissie houdt zich bezig met de budgetten en begrotingen, en de managementbegeleidingscommissie ondersteunt bij de lange termijn. Met hen bespreken we dingen als: waar moet je rekening mee houden als je de productie ingaat, welke mensen dreigen overwerkt te raken?’

Theorie versus gevoel 

Werkten de managers van het Solar Boat Team vooral vanuit de theorie of meer vanuit hun gevoel? Kristian: ‘Tussen theorie en gevoel zit bij mij een natuurlijke balans. Het is belangrijk om te weten waar je zwakke plekken zitten en op welk vlak je geen expert bent. Daarom hebben we bijvoorbeeld een partij aangehaakt die DISC-profielen heeft opgesteld, om onszelf en de teamleden nog beter te leren kennen.’ Tom: ‘Ook bij mij is het een combinatie. We hebben bij P2 aangeklopt om aan onze boodschap te werken. Via LEGO Serieus Play hebben we, samen met hen onze gezamenlijke boodschap geformuleerd en opgeknipt in mijlpalen. Wat willen we bereikt hebben binnen 1 jaar, binnen 5 jaar en zo door, tot 25 jaar. Op die manier heeft onze boodschap ook concrete inhoud gekregen. We zijn allemaal techneuten; communiceren en een logisch verhaal op papier krijgen en naar buiten brengen is voor ons nog niet zo makkelijk. Af en toe dachten we: we zijn maar een groepje studenten dat een leuk project doet. Maar we zijn er door P2 op gewezen wat we kunnen en dat we dat ook mogen uitdragen.’

Bekijk hier de aftermovie van het Solar Boat Team 2018-2019.

afbeelding aftermovie rode button

Terug naar de nieuwsbrief