Huwelijkse voorwaarden en getuigen gevraagd bij projectuitvoering

Huwelijkse voorwaarden en getuigen gevraagd bij projectuitvoering

Een unaniem besluit in de gemeenteraad, alle betrokken partijen tevreden met het resultaat, voorkeursalternatief vastgesteld en omschreven… en dat na jarenlang geruzie en procedures…. Dat mag je een succes noemen! Maar succes in een Verbindend Onderhandelen-opgave reikt tot en met de uitvoering van een overeenkomst. En daar zit geregeld een kink in de kabel.

Er ligt vaak veel tijd tussen het met alle partijen vaststellen van een gedeelde goede oplossing voor de opgave én de uitvoering ervan in de praktijk. De hele fase van vergunningverlening, toetsen van plannen en besluitvorming bij diverse overheden kost tijd, veel tijd. Om in deze periode de goede opgebouwde relaties en het enthousiasme van de eerste periode vast te houden, valt niet mee.

In onze trainingen Verbindend Onderhandelen leren we onze deelnemers dat je succes kunt beoordelen aan de hand van drie criteria:

  1. Een bevredigend inhoudelijk resultaat, wat positief is voor alle partijen en een verbintenis is voor de lange termijn.
  2. Het resultaat is efficiënt behaald: er is geen tijd verspild en er zijn geen kwesties blijven liggen of doorgeschoven.
  3. Het proces is in goede sfeer beëindigd: de onderlinge relaties zijn verbeterd en dat maakt het makkelijker om in de toekomst ook met elkaar zaken te kunnen doen.

In een voorbeeld uit mijn eigen praktijk kan ik op basis van deze drie criteria het proces een succes noemen: een unaniem besluit van de gemeenteraad over de toekomstige inrichting van een uiterwaard aan de rand van het dorp, waarbij in een Verbindend Onderhandelen proces met 10 partijen intensief onderhandeld is op basis van belangen. Met een gedragen voorkeursalternatief als resultaat en verbeterde relaties ten opzichte van de start van het proces. De uitvoering van het plan is echter nog steeds niet gestart, 2,5 jaar na dato van de overeenkomst. En helaas is dit niet het enige voorbeeld wat we bij p2 kennen uit de praktijk.

Afspraken over de uitvoering én hoe om te gaan met tegenvallers en nieuwe dilemma’s tijdens de uitvoeringsfase, is onderdeel van criterium één. Dat gaat immers over een verbintenis voor de lange termijn. Dat realiseren we ons vaak pas ALS er iets mis gaat na de eerste maanden van ‘euforie’ na een bereikte overeenkomst. In bovenstaand voorbeeld is dat niet goed genoeg gebeurd en heeft een overheidspartij die in het proces aan tafel zat, jarenlang geen uitsluitsel kunnen geven over de vergunbaarheid van het plan. Dat hield de voortgang in een houtgreep en niemand had voorzien dat dat zou kunnen gebeuren. Met alle gevolgen voor oplopende beheerkosten in het gebied, draagvlak onder de bevolking en verlies aan enthousiasme bij alle betrokken partijen.

Het maken van afspraken met elkaar hoe om te gaan met mogelijke hobbels en dilemma’s, is hard nodig. Je kunt niet alles voorzien, er zijn tegenvallers en onverwachte gebeurtenissen. Het voelt een beetje als het bespreken van huwelijkse voorwaarden als je verliefd bent en besloten hebt om te gaan trouwen. Niet het leukste om te doen, maar wel heel verstandig én heel handig als het mis gaat.

Vooraf afspraken maken, eventueel ook financiële over hoe je het samen regelt als het vast loopt. Misschien dat dat laatste nog het meest helpt om overheden de urgentie zelf te laten ervaren van een gemaakte overeenkomst.

Ik pleit daarom voor een set ‘huwelijkse voorwaarden voor projecten’ mét getuigen: een voortgangscoalitie van partijen, die elkaar vast blijven houden en samen de hobbels nemen op de ongeplaveide weg die veel projecten moeten nemen.