Ga voor datastrategie!

Ga voor datastrategie!

Wanneer een bedrijf een grote transformatie of business transformatie opstart, zou één van de eerste zaken die aangepakt worden, de data van het bedrijf moeten zijn.

Tijdens het begin van een transformatie of implementatie worden de verschillende deelprocessen (bijvoorbeeld: inkoop, logistiek, engineering, finance, HR) verder uitgewerkt om te kunnen mappen met het nieuwe systeem. Wanneer de inrichting is bepaald en de medewerkers zijn getraind , wordt de cut-over gepland en uitgevoerd. In een notendop is dit hoe transformatieprojecten verlopen.

Een belangrijke stap in de cut-over is het migreren van (master)data. Ergens in dit proces wordt vaak erkend dat het adressenbestand verouderd is, dat er een wildgroei is aan grootboekrekeningen en dat het klantenbestand veel dubbele adressen en namen bevat. In een week tijd wordt dit met grove klappen opgeschoond in een Excelbestand zodat het daarna in het nieuwe systeem geladen kan worden.

Elk bedrijf dat handel drijft of produceert dient aandacht te hebben voor zijn core-business en core-materialen. Het opschonen van de specificaties die gebruikt worden om te engineeren en in te kopen, van ingrediënten in de voedingsindustrie, tot componenten in de maakindustrie, vraagt dus echt aandacht. Met een opgeschoond bestand creëer je orde en rust. Het zorgt ervoor dat je meer gebruik maakt van hetzelfde (schaalvoordelen) en dat er minder handelingen nodig zijn in het bestelproces. De transactiekosten (alle kosten rondom een transactie, zowel de prijs van het product als de tijd die besteed wordt aan de verschillende stappen) worden hiermee verlaagd.

Ik pleit er daarom voor dat bedrijven die aan een transformatie beginnen, ook een (deel)project onderdeel maken van hun project/programma om de databases en specificaties op te schonen. Zodat na ingebruikname van de nieuwe systemen en werkwijzen,  op een efficiëntere manier gewerkt kan worden. Parallel aan de opschoning moet er nagedacht worden over een masterdatastrategie om te voorkomen dat er weer puinhopen ontstaan. Bedenken of er op basis van een beperkt assortiment gewerkt wordt of dat er zoveel mogelijk tegemoet gekomen wordt aan unieke eisen. Bedrijven kunnen hiermee concurrentievoordeel behalen. Helaas gebeurt dit meestal op het laatste moment, in de flessenhals van de trechter. Daar waar er geen tijd meer is en budgetten op zijn. Laat het niet liggen. Ga voor een datastrategie!