De overeenkomst is zilver, uitvoeren is goud

De overeenkomst is zilver, uitvoeren is goud

Begin september trokken 17 vakgenoten Verbindend Onderhandelen een dag samen op om hun vakkennis te verbreden. Met de onderhandelaars van het Dynamisch Beekdal en het Energieakkoord verdiepten ze zich in de enerverende periode van het ‘sluiten van de overeenkomst’ en het 'uitvoeren van het bereikte akkoord'.

In de korte trainingen Verbindend Onderhandelen besteden we veel tijd aan de eerste stappen in het onderhandelingsproces. Niet verwonderlijk, want daarin leg de je basis voor het hele proces. Voor de laatste stappen, het sluiten van de overeenkomst en de uitvoering ervan is vaak minder tijd maar is ook minder trainingsmateriaal beschikbaar. Terwijl het natuurlijk allemaal om de uitvoering gaat. Dat lijkt een open deur nog iets verder open zetten, je zou denken dat elke overeenkomst bedoeld is om uit te voeren.

Dat dit niet vanzelfsprekend is, wordt geïllustreerd door vele moeizaam bereikte overeenkomsten die in een la verdwijnen en waar we nooit meer iets over horen. Meestal gaat het dan om onderhandelingen waar vroeg in het proces standpunten de boventoon voeren, waar bij het sluiten van het akkoord de minderheid wel instemt maar niet van plan is om het echt uit te voeren, of waarbij organisaties uitvoeringsopdrachten krijgen die niet bij hen passen. Dat kan beter! Veel beter zelfs en daarom extra aandacht voor het sluiten van de overeenkomst en het uitvoeren ervan in de Mini-Masterclass Verbindend Onderhandelen 2016.

springplank 500x300

Te veel focus op de de tekst van de overeenkomst zelf kan de blik vertroebelen. De overeenkomst is niet de finish van het proces, maar de springplank naar de uitvoering. Elk onderhandelingsproces kent zijn eigen overeenkomst(en), hier is geen blauwdruk voor. Voor het Dynamisch Beekdal ging het o.a. om de ondertekening van de bereikte consensus voor het conceptontwerp, de privaatrechtelijke overeenkomsten met de grondeigenaren, het vastleggen van de inbreng van een tweede kring stakeholders in de projectplannen, de officiële procedure van inspraak op deze plannen en de formele besluitvorming in het bestuur van het Waterschap.

Het bouwen aan deze overeenkomsten leidt vaak tot kip-ei discussies: “Als we niet zeker weten voor welke prijs de grondeigenaren het willen doen, dan kunnen we nog geen samenwerkingsovereenkomst sluiten, straks vragen ze veel te veel of doen ze het niet.” En omgekeerd ook: “Als we niet zeker weten of het bestuur het echt gaat doen, ga ik geen overeenkomst tekenen om mijn grond af te staan, straks gaat het project niet door en ben ik mijn grond toch kwijt.” Het doorpakken in zo’n dreigende patstelling vraagt om het type leiderschap dat partijen uitnodigt moedig te zijn (maar niet naïef). Dat kan alleen wanneer het onderling opgebouwde vertrouwen stevig genoeg is. Daarom wordt er bij Verbindend Onderhandelen vanaf allereerste stap gewerkt aan het onderling vertrouwen en altijd met het oog op de uitvoering. Al in de startbijeenkomst bespreken stakeholders het ontwerp van de stap van het ‘sluiten van de overeenkomst’. Gedurende het proces stel je dit ontwerp bij indien nodig. Dat komt regelmatig voor: wanneer je werkt aan meerwaarde staat aan het begin de inhoudelijke uitkomst immers niet vast.

Omdat zo’n proces tijd kost, zijn er altijd invloeden van buitenaf op je opgave. Denk aan een landelijke beleidswijziging, verkiezingen, nieuwe modellenstudies, een issue dat je over het hoofd zag of een stakeholder die zich onvoldoende gehoord voelt en in plaats van de onderhandelingstafel de pers opzoekt. Het ‘sluiten van de overeenkomst’ is een lastige stap om dit soort turbulentie op te vangen als je niet hebt voorzien in wat te doen bij gewijzigde omstandigheden. Ze kunnen gemakkelijk haarscheurtjes (of erger) veroorzaken in de prille overeenstemming. In de eerste stappen van Verbindend Onderhandelen ben je nog in de verkennende sfeer, maar nu het sluiten van de overeenkomst dichterbij komt, wordt het spannend.

ondertekenen contract 500x334

Hoe houd je de essentie van het proces en de geest van de overeenkomst overeind, zonder dat partijen zich uit het veld laten slaan door veranderingen of onzekerheid? Ten eerste vraagt dit om overeenkomsten die glashelder zijn over wat partijen gaan doen in de uitvoering en wie dat gaat doen. En wat men gaat doen als het anders loopt dan gedacht en hoe de borging van die afspraken geregeld is. Hoe dichterbij het moment van ondertekenen komt, hoe groter vaak de neiging (vooral bij overheden) om abstract te blijven (“afspraken op hoofdlijnen”) en heldere commitments te vermijden. Dan lijkt het dat je er uit bent, iedereen kan zich er in vinden, maar als je niet oppast is het zo vaag dat je na het sluiten van de overeenkomst nog een hele onderhandelingsronde in gaat. Laat je hier niet toe verleiden!

Na het sluiten van de overeenkomst, zijn partijen er nog lang niet. De intensieve betrokkenheid van stakeholders in het proces van Verbindend Onderhandelen vraagt om een uitvoeringsproces dat hier bij past. Houd de essentie van waaruit je gewerkt hebt ook levend in de uitvoering. In de uitvoering treden vaak ook nieuwe medewerkers toe van de betrokken organisaties. Dan kan door ander gedrag van leiders en deelnemers in het proces zo maar de bodem onder de bereikte consensus wegvallen.

Hoe intensief die uitvoering kan zijn, wordt geïllustreerd door het Energieakkoord, het tweede werkcollege in de praktijkschool van de Mini-Masterclass. De veertig partijen in het Energieakkoord laten zien hoe duurzaam opvolgen werkt in grote landelijke opgaven. Het akkoord kwam in de nazomer van 2013 tot stand onder leiding van de SER en wordt nu uitgevoerd onder (bege)leiding van Ed Nijpels die daarvoor door partijen is gevraagd. Hij ziet er op toe dat partijen zich aan de gemaakte afspraken houden en roept op tot voortzetting van onderhandeling tussen partijen als doelen uit het zicht dreigen te raken. Een landelijk thema als de omschakeling naar meer duurzame energiebronnen is bij uitstek een thema dat geen enkele partij in haar eentje kan realiseren. De onafhankelijke (be)geleiding die vaak kenmerkend is voor een MGA traject blijkt in de uitvoeringsfase niet te kunnen worden gemist.

Partijen die kiezen voor Verbindend Onderhandelen verwachten daarmee hun belangen beter te kunnen dienen dan wanneer zij dit op eigen houtje proberen te doen. Ze willen beter worden van de onderhandeling. Als je kiest voor Verbindend Onderhandelen doe je er verstandig aan om de essenties van dit gedachtengoed te borgen vanaf je voorbereiding in de eerste stappen tot en met de uitvoering van de overeenkomst. En dat kun je leren, nergens beter dan in de praktijk!