Besluitvorming op afstand: zo behoud je de voortgang

Besluitvorming op afstand: zo behoud je de voortgang

"Een crisis is de beste periode voor een gedragsverandering"

Bij grote gebiedsontwikkelingsprojecten is het onvermijdelijk dat de besluitvorming, zowel op ambtelijk als bestuurlijk niveau, complex is. Zeker als die opdrachtgever de provincie in combinatie met meerdere gemeenten is. Toen iedereen wegens het coronavirus moest thuis werken, ontstond de vraag: hoe vindt het complexe project nu toch doorgang?

Projectmanagers Marije Paardekooper en Paul Manders van P2 hebben samen met de ambtenaren diverse stappen ondernomen om in deze veranderende tijd de voortgang erin te houden. In dit artikel delen Marije en Paul hun ervaring en geven ze praktische tips. 

Teamwaarden bepalen    

Marije: “Vóór corona vergaderden we twee keer per week met de ambtenaren op het Provinciehuis. Toen duidelijk werd dat ontmoeten niet meer kon en 100% vanuit huis werken realiteit werd, zijn we overgestapt op online vergadertools als Microsoft Teams en Zoom.”

Paul: “Het proces van online werken gaat in fases. Dat begint met uitzoeken hoe er het beste in kleine teams met elkaar kan worden vergaderd. Nu komt de fase dat we ook aan de slag gaan met participatie en brainstormactiviteiten via online tools. Maar allereerst hebben we de teamwaarden met elkaar geformuleerd. Dat is nodig, omdat we veel langer dan een paar weken op deze nieuwe manier met elkaar gaan werken.” De P2’ers beschrijven die waarden als volgt:

  • Online is het nieuwe normaal. Bij P2 zijn we al langer gewend om zo samen te werken aan de realisatie van projecten en procesaanpakken. Veel vormen van overleg, brainstormen, participatie, ideeën verder brengen en projecten realiseren inclusief besluitvorming kunnen we faciliteren met digitale werkvormen.
  • Business as usual. Een crisis kan verlammen. Bij projecten kost stilstand of tijdsverlies vaak geld. Wij weten door onze ervaring bij onder meer multinationals voor wie wij al jarenlang werken, waar we in zo’n online omgeving op moeten letten om iedereen aan te haken en tot zijn recht te laten komen. Met die kennis zorgen we ervoor dat de voortgang behouden blijft.
  • Oog hebben voor elkaar en voor de omgeving. Hartstikke mooi, al die tools, maar ze roepen ook veel vragen op. Hoe gebruik ik ze, waar moet ik op letten, hoe zorg ik ervoor dat deze tool werkt en dat de omgeving ook werkelijk betrokken blijft? En hoe beleg ik vervolgens de besluitvorming? Wij nemen eventuele twijfels weg.

Paul: “Je kunt altijd teruggrijpen op deze waarden als je voor dilemma’s komt te staan. Ze zijn meer helpend dan regels. En, heel belangrijk: weerstand is niet per se verkeerd. Probeer erachter te komen waar de onderliggende pijn of zorg zit en heb daar oog voor.”

Marije: “Een project doe je samen. In deze tijd hebben mensen ook zorgen over hun gezondheid of bestaanszekerheid. Daar moet je nu nog meer oog voor hebben als projectmanager. Je kunt niet doorgaan alsof er niets aan de hand is.”

thuiswerken

Online kan ook leuk zijn: collega's in contact met elkaar via MS Teams

Crisis zorgt voor gedragsverandering

De één heeft het op afstand werken eerder onder de knie dan de ander. Dat heeft soms met werkgeneratie en dus leeftijd te maken, maar vaker nog met de mate van bereidheid om zich aan de passen aan de nieuwe situatie. Paul: “Er zijn mensen die al geregeld of zelfs altijd op afstand met elkaar werken via allerlei soorten technologie. Zij hebben nu een voorsprong. Maar de grote groep haakt nu in enkele weken noodgedwongen versneld aan. De beste periode voor gedragsverandering is nou eenmaal een crisis. Ik vind dit leuk en spannend om te zien en ben heel benieuwd wat er straks bij onze opdrachtgevers, maar ook breder in de maatschappij, van beklijft.” 

Welke tool voor welke vergadervorm?

Er is veel mogelijk op het gebied van online tooling en de ontwikkelingen gaan moment razendsnel. Dit zijn de tips van Marije en Paul:

  • Vergaderingen tot drie personen: Facetime, Skype en videobellen via Whatsapp.
  • Voor vergaderingen in kleine groepen: Microsoft Teams (de vervanger van LinkedIn Business) & Zoom. In Zoom kun je ook je scherm delen en subgroepen aanmaken. En er zijn zogenaamde break outs rooms. Handig voor overleg, het geven van trainingen en participatie.
  • Voor vergaderingen in groter verband en webinars: webinar via Zoom (let op: is betaald). Een andere werkvorm die door onze samenwerkingspartner Movares was uitgewerkt, is een Powerpoint met gebruik van de audiofunctie. Hiermee kun je bij iedere slide je verhaal inspreken. De presentatie verstuur je naar alle deelnemers. Je kunt mensen vragen laten stellen door een vergadering te starten in Microsoft Teams en vervolgens de chatfunctie te openen.
  • Mindmappen: via Mindmeister kun je je ideeën visueel kunt vastleggen, ontwikkelen en delen.

Marije: “Geef mensen voldoende ruimte om het technische aspect onder de knie te krijgen. Ik sta een kwartier voordat een online meeting begint al stand-by. Zo kan ik mensen helpen die nog even willen oefenen of testen met een tool.” Paul: “Denk wel even goed na over privacy en veiligheid. Zeker bij gratis tools en apps is het verstandig om dat voor gebruik te checken en onderling af te stemmen ” 

Van vergaderen naar participeren

Paul: “In onze projectgroep evalueren we eerst wat wel en niet heeft gewerkt de afgelopen weken. Daarna gaan we over op de tweede fase, die van het participeren. Dat wordt zeker een uitdaging en gaat veel verder dan fase 1. Maar ik ben ervan overtuigd dat we ook hiervoor weer nieuwe samenwerkingsvormen gaan vinden. Het Chinese woord voor crisis en kans is niet voor niets hetzelfde!”